Allgemeine Geschäftsbedingungen

für KI-Voice-Assistenten und IT-Dienstleistungen der Coolblack GmbH

Inhaltsverzeichnis

§1 Geltungsbereich §2 Leistungsbeschreibung §3 Vertragsschluss §4 Preise & Zahlung §5 Laufzeit & Kündigung §6 Mitwirkungspflichten §7 SLA & Verfügbarkeit §8 Support §9 Haftung & KI-Risiken §10 Dateneigentum & Exit §11 Geheimhaltung §12 Änderungsvorbehalt §13 Schlussbestimmungen

§1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Coolblack GmbH, Südfeldwiese 14, 32107 Bad Salzuflen (nachfolgend "Anbieter") und dem Kunden über die Bereitstellung von KI-basierten Voice-Assistenten, Telefonassistenten und damit verbundenen IT-Dienstleistungen.

(2) Der Anbieter erbringt seine Leistungen ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB. Die Nutzung der Dienste setzt voraus, dass der Kunde in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

(4) Im Einzelfall getroffene, individuelle Vereinbarungen mit dem Kunden (einschließlich Nebenabreden, Ergänzungen und Änderungen) haben in jedem Fall Vorrang vor diesen AGB.

§2 Leistungsbeschreibung

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden KI-basierte Telefonassistenten und Voice-Bots zur Verfügung. Der genaue Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. der Leistungsvereinbarung.

(2) Die Leistungen umfassen insbesondere:

• Bereitstellung und Konfiguration des KI-Voice-Assistenten
• Anbindung an die Telefoninfrastruktur des Kunden (SIP-Trunk)
• Pflege der Wissensdatenbank nach Kundenvorgaben
• Terminbuchungsfunktionen inkl. Kalenderintegration
• SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen
• Anrufweiterleitung an Mitarbeiter
• Zugang zum Kundenportal zur Einsicht von Anrufen und Statistiken

(3) Die KI-Assistenten nutzen Sprachmodelle von Drittanbietern (z.B. OpenAI, ElevenLabs). Der Anbieter hat keinen Einfluss auf die Weiterentwicklung dieser Modelle. Änderungen am Verhalten der KI durch die Drittanbieter stellen keinen Mangel dar, sofern die grundsätzliche Funktionalität erhalten bleibt.

(4) Der Anbieter behält sich vor, die technische Umsetzung der Dienste jederzeit zu optimieren oder zu ändern, soweit dies dem Kunden zumutbar ist und der Leistungsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird.

§3 Vertragsschluss

(1) Angebote des Anbieters sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind.

(2) Der Vertrag kommt durch schriftliche Auftragsbestätigung des Anbieters oder durch Beginn der Leistungserbringung zustande.

(3) Der Kunde versichert bei Vertragsschluss, dass die von ihm gemachten Angaben vollständig und richtig sind.

§4 Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Die Preise ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die monatliche Grundgebühr ist jeweils im Voraus zum 1. eines jeden Monats fällig. Nutzungsabhängige Kosten (z.B. Minutenpreise, SMS-Kosten) werden monatlich nachträglich abgerechnet.

(3) Der Kunde erteilt dem Anbieter ein SEPA-Lastschriftmandat. Bei fehlgeschlagener Lastschrift trägt der Kunde die anfallenden Bankgebühren, sofern er das Fehlschlagen zu vertreten hat.

(4) Im Falle des Zahlungsverzuges ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu verlangen. Die Geltendmachung eines höheren Verzugsschadens bleibt vorbehalten.

(5) Der Anbieter ist berechtigt, die Leistung bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen nach vorheriger Mahnung vorübergehend einzustellen.

§5 Laufzeit und Kündigung

(1) Laufzeitmodelle. Der Kunde wählt bei Vertragsabschluss zwischen zwei Laufzeitmodellen:

• Flex-Laufzeit: Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Seiten mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende ordentlich in Textform gekündigt werden. In diesem Modell wird die einmalige Einrichtungsgebühr („Setup") gemäß Angebot berechnet.
• Commitment-Laufzeit (12 Monate): Der Vertrag wird mit einer festen Mindestlaufzeit von zwölf Monaten ab Bereitstellung geschlossen. Als Gegenleistung entfällt die einmalige Einrichtungsgebühr („Setup") vollständig. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere zwölf Monate, wenn er nicht spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird.

(2) Außerordentliche Kündigung. In beiden Laufzeitmodellen bleibt das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• der Kunde mit der Zahlung von mehr als zwei Monatsraten in Verzug ist
• der Kunde die Dienste für rechtswidrige Zwecke nutzt
• die Fortsetzung des Vertrages für eine Partei unzumutbar ist

(3) Vorzeitige Kündigung der Commitment-Laufzeit. Kündigt der Kunde während der 12-monatigen Commitment-Laufzeit ohne wichtigen Grund, wird die im Angebot für die Flex-Laufzeit ausgewiesene Einrichtungsgebühr anteilig für die verbleibenden Monate der Mindestlaufzeit nachträglich in Rechnung gestellt.

(4) Vorauszahlungen. Bereits bezahlte Vorauszahlungen werden bei Kündigung durch den Anbieter aus wichtigem Grund nicht erstattet.

(5) Sonderkündigungsrecht bei Preiserhöhungen. Das Sonderkündigungsrecht bei Preiserhöhungen von mehr als 5 % gemäß §11 bleibt von der gewählten Laufzeit unberührt.

§6 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet, die für die Einrichtung und den Betrieb des KI-Assistenten erforderlichen Informationen, Zugänge und Materialien rechtzeitig und vollständig bereitzustellen.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass die an den KI-Assistenten übermittelten Inhalte der Wissensdatenbank rechtlich unbedenklich sind und keine Rechte Dritter verletzen.

(3) Der Kunde ist für die Einholung aller erforderlichen Einwilligungen seiner Anrufer und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben selbst verantwortlich.

(4) Verzögerungen durch nicht rechtzeitig erbrachte Mitwirkung des Kunden gehen nicht zu Lasten des Anbieters.

§7 Service Level Agreement (SLA) und Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der KI-Dienste von 99% im Monatsmittel an. Wartungsfenster (in der Regel nachts) werden nach Möglichkeit vorab angekündigt und zählen nicht als Ausfallzeit.

(2) Ausfälle durch höhere Gewalt, Störungen bei Drittanbietern (z.B. OpenAI, ElevenLabs, Telekommunikationsanbieter) oder kundenseitige Ursachen begründen keine Ansprüche des Kunden.

(3) Der Anbieter informiert den Kunden bei bekannten Störungen unverzüglich und arbeitet an deren Behebung.

(4) Bei Unterschreitung der vereinbarten Verfügbarkeit kann der Kunde eine anteilige Gutschrift verlangen, sofern die Unterschreitung vom Anbieter zu vertreten ist.

§8 Support

(1) Der Anbieter bietet Support per E-Mail und Telefon während der üblichen Geschäftszeiten (Mo-Fr, 9:00-17:00 Uhr, außer an gesetzlichen Feiertagen in NRW).

(2) Anfragen werden in der Regel innerhalb von 24 Stunden (werktags) bearbeitet. Bei kritischen Störungen strebt der Anbieter eine schnellere Reaktion an.

(3) Änderungswünsche an der Wissensdatenbank oder Konfiguration werden im Rahmen des Support-Kontingents bearbeitet. Umfangreichere Anpassungen können zusätzlich berechnet werden.

§9 Haftung und KI-spezifische Risiken

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). Die Haftung ist dabei auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) KI-spezifische Haftungsbeschränkung: Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass KI-Systeme inhärent fehleranfällig sind. Der Anbieter haftet nicht für:

• Fehlerhafte oder unvollständige Antworten des KI-Assistenten
• Missverständnisse bei der Spracherkennung oder -ausgabe
• Unbeabsichtigte Aussagen der KI ("Halluzinationen")
• Fehler bei der Terminbuchung durch ungenaue Angaben des Anrufers
• Technische Probleme bei Drittanbietern (OpenAI, ElevenLabs, etc.)

(4) Der Kunde ist verpflichtet, wichtige Geschäftsvorgänge durch den KI-Assistenten manuell zu überprüfen. Der KI-Assistent ersetzt keine menschliche Kontrolle bei geschäftskritischen Entscheidungen.

(5) Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn und Folgeschäden ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(6) Die Haftungssumme ist pro Schadenfall auf die Höhe der in den letzten 12 Monaten gezahlten Vergütung begrenzt, maximal jedoch auf 10.000 EUR.

§10 Dateneigentum und Exit-Bedingungen

(1) Alle vom Kunden bereitgestellten Daten (Wissensdatenbank, Kundendaten, Gesprächsprotokolle) bleiben Eigentum des Kunden.

(2) Der Anbieter darf die Kundendaten ausschließlich zur Vertragserfüllung nutzen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist (z.B. an die KI-Anbieter).

(3) Bei Vertragsende hat der Kunde das Recht auf Herausgabe seiner Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format. Der Anbieter stellt die Daten innerhalb von 14 Tagen nach Vertragsende bereit.

(4) Nach Vertragsende und Herausgabe der Daten löscht der Anbieter alle Kundendaten innerhalb von 30 Tagen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

(5) Der Export der Daten ist im Rahmen des normalen Vertragsumfangs kostenfrei. Bei aufwändigen Datenmigrationen zu einem Nachfolgesystem kann der Anbieter eine Aufwandspauschale erheben.

§11 Geheimhaltung

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten vertraulichen Informationen geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben.

(2) Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort.

(3) Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass dies auf einer Verletzung dieser Klausel beruht.

§12 Änderungsvorbehalt

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von vier Wochen zu ändern. Die Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mitgeteilt.

(2) Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als genehmigt. Der Anbieter wird in der Änderungsmitteilung auf diese Folge hinweisen.

(3) Bei Widerspruch hat der Anbieter das Recht, den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende zu kündigen.

(4) Preisänderungen werden mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zum Monatsersten wirksam. Bei Preiserhöhungen von mehr als 5% steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zu.

§13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters (Bad Salzuflen).

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(4) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform.

Stand: Januar 2026